De provincie Noord-Holland heeft de meerjarige ambitie om snel, open en transparant te kunnen anticiperen op ontwikkelingen in een in toenemende mate complexer wordende en veranderende omgeving. De provincie zet de komende jaren in op het verder optimaliseren van haar management control systeem. Dit systeem draagt bij aan het steeds verder “in control” komen en aan het realiseren van de strategische provincie-doelstellingen.
De focus ligt hierbij in eerste instantie op de rechtmatigheid en aansluitend op doelmatigheid en doeltreffendheid. Projecten worden uitgevoerd die bijdragen aan onder meer het versterken van de Governance, het in overeenstemming werken met wet- en regelgeving; risicomanagement en project- en procesbeheersing. Dit sluit aan bij de principes van eigentijds sturen en verantwoorden, waarbij het management primair verantwoordelijk is voor de strategie en de daarvan afgeleide doelstellingen, de sturing en beheersing van haar processen en voor het managen van de risico’s.
Planning en Control cyclus
In het jaarrekeningtraject is aangesloten bij de nieuwe opzet van de begroting 2019 en is gestreefd naar het compacter en leesbaarder maken van de jaarrekening 2019.
In 2019 is hard gewerkt om tot een herinrichting en her-implementatie van het financiële systeem (SAP) te komen. De conversie per 1 januari 2020 is succesvol afgerond. De structuur is vereenvoudigd en een aantal administratieve processen om het systeem heen is geborgd, bijvoorbeeld via de functie van masterdatamanagement. Hierdoor kan informatie kan sneller en meer betrouwbaar worden gegenereerd en biedt het beter inzicht.
In samenhang met VFI en mede als gevolg van de moeizame totstandkoming van de jaarrekeningen 2017 en 2018 is medio 2019 het programma financiële hygiëne opgestart. In dit uitgebreide programma is onder andere aandacht voor de discipline in financiële processen, de (verbijzonderde) interne controle, budgethouders gesprekken, tussentijdse afsluiting en het jaarrekeningproces (inclusief de onderbouwingen voor het accountantsdossier). De rekeningencommissie is uitgebreid meegenomen in de stappen en voortgang van dit programma.
Interne beheersing en risicomanagement
Een aantal (externe) ontwikkelingen is in dit verband van groot belang.
De ontwikkelingen inzake de rechtmatigheidsverantwoording. Er komt een wetswijziging die Gedeputeerde Staten verplicht tot het zelfstandig afleggen van een rechtmatigheidsverantwoording over de jaarrekening. De rechtmatigheidsverklaring wordt nu nog door de accountant afgegeven. Besluitvorming over de wijze van verantwoording afleggen over rechtmatigheid door provincies en gemeenten in Nederland vond medio 2019 plaats. Met ingang van 2022 (over het boekjaar 2021) zal het college van Gedeputeerde Staten zelf een rechtmatigheidsverantwoording afgeven. Volgens de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties is het doel hiervan de politieke aanspreekbaarheid te onderstrepen en de kwaliteit van de bedrijfsvoering van provincies en gemeenten te verhogen.
In het verlengde van de wens om het eigen management control systeem te optimaliseren en rekening houdend met bovenstaande ontwikkelingen had de provincie medio 2018 de startnotitie rechtmatigheidsverklaring afgerond en vastgesteld. De notitie richt zich met name op de positionering, scope, organisatie en kwaliteitseisen van de (Verbijzonderde) Interne Controle (VIC). In 2019 is de kwaliteit van de VIC op de rechtmatigheid vergroot en zijn stappen gezet richting een decentrale IC functie, waarmee de basis is verstevigd om toe te groeien naar de rechtmatigheidsverklaring in 2022.
In 2019 is concreet gewerkt aan procesbeschrijvingen waarin de materiële risico’s en de maatregelen om die risico’s te beheersen (interne controles) zijn beschreven. Dit is uitgevoerd voor de belangrijkste primaire en ondersteunende bedrijfsprocessen. Belangrijk uitgangspunt in de beschrijvingen is dat de proces- en risico-inventarisatie door de proceseigenaren binnen de lijn wordt uitgevoerd. Dit sluit aan bij de principes van eigentijds sturen en verantwoorden; waarbij het management primair verantwoordelijk is voor de strategie en de daarvan afgeleide doelstellingen; de sturing en beheersing van haar processen en voor het managen van de risico’s.