4.4 Bedrijfsvoering

De capaciteit is ingezet voor de realisatie van investeringen en voor opgaven, projecten en reguliere taken.

Onderstaand overzicht toont de toedeling en de inzet in 2019 van de capaciteit in fte’s en in euro naar de verschillende begrotingsprogramma’s.

* Waaronder personele overhead en materiële kosten zoals huisvesting en ICT

De hierboven getoonde kosten worden toegerekend aan de investeringen en de begrotingsprogramma’s volgens een aantal principes:

1. Medewerkers (eigen en inhuur) die werken aan investeringsprojecten schrijven tijd. De werkelijk bestede uren worden vermenigvuldigd met een voorcalculatorisch uurtarief en op die wijze ten laste van de investeringskredieten gebracht.
2. Toerekeningswijze personele kosten over begrotingsprogramma’s: de werkelijke kosten die resteren na toerekening aan investeringen worden verdeeld volgens begrote verdeelsleutels.

Voor de wijze van toerekening aan de operationele doelen (en dus ook aan Overhead) wordt uitgegaan van de verdeelsleutel die volgt uit de begroting. In de begroting ligt vast welk percentage van de personele omvang per directie toegerekend wordt aan welk operationeel doel. Dit percentage wordt ook gebruikt bij de toerekening van de werkelijke kosten per directie. Voor de toerekening bij de begroting wordt daarbij voor Overhead uitgegaan van de functies zoals genoemd in de notitie Overhead van de commissie BBV, aangevuld met een aantal interne uitgangspunten.

3. Materiële kosten worden voor het overgrote deel gerekend tot de Overhead en daar verantwoord. Dit zijn bijvoorbeeld het onderhoud aan de panden, schoonmaak, beveiliging, catering en kosten informatisering.
4. Overhead en investeringen: er worden geen Overheadkosten aan investeringen toegerekend. Dat geldt zowel voor personele kosten als voor materiële kosten.

Een deel van de materiële en personele kosten wordt gedekt uit reserves. Het betreft de reserves Huisvesting, Bedrijfsvoering en GO-gelden.
Begroot is dat een bedrag van € 5,50 miljoen zou worden gedekt. De werkelijke kosten ten laste van deze reserves bedroegen in 2019 € 5,04 miljoen (zie ook onderstaande verklaringen). Daardoor is er ook minder onttrokken aan de genoemde reserves (€ 0,46 miljoen).
De totale onderschrijding van de bedrijfsvoeringskosten bedraagt € 5,63 miljoen, waarvan het merendeel in de capaciteitskosten zit, namelijk € 4,54 miljoen.
De belangrijkste onderschrijdingen worden als volgt verklaard:

- In 2019 is voor een bedrag van € 16,8 miljoen doorbelast aan investeringskredieten, terwijl in de actuele begroting is uitgegaan van € 27,9 miljoen.

Tegenover de lagere doorbelasting aan investeringskredieten staat een hogere toewijzing van capaciteitskosten die zijn doorbelast aan de begrotingsprogramma’s inclusief overhead (€ 5,4 miljoen).
De voornaamste oorzaken hiervoor liggen in aannames aan de begrotingskant die vanwege de invoering van het spelconcept niet tijdig meer konden worden aangepast aan de laatste prognoses. Voorbeelden zijn de te grofmazige verdeelsleutels over projecten, reguliere taken en overhead, maar ook de verdeling van capaciteit binnen projecten met verschillende financieringsbronnen (reserves, kredieten en regulier budget). Een tweede factor van belang is dat het besluit om geen overhead meer toe te rekenen aan investeringen niet meer kon worden aangepast in de laatste begrotingswijziging.  

- In het kader van de ontwikkeling van de organisatie zijn niet alle formatieplaatsen ingevuld met eigen personeel. Daardoor zijn de loonkosten lager geweest dan geraamd. De meest urgent openstaande formatieplaatsen zijn ingevuld door externe inhuur;
- Lagere inzet voor de Koepelovereenkomst Flevoland. De begrote fte’s zijn deels ingezet op andere werkzaamheden dan voor Flevoland.
- De uitgaven voor het Persoonlijk Opleiding Budget zijn in 2019 lager geweest dan begroot. Volgens de CAO heeft iedere medewerker een budget beschikbaar van € 5.000, te besteden in vijf jaar tijd. Gemiddeld zou dat leiden tot een besteding van circa € 1,0 miljoen per jaar. Met dit bedrag is in de begroting dan ook rekening gehouden. In 2019 is in werkelijkheid € 590.000 uitgegeven;
- Lagere uitgaven voor de realisatie van het I-portfolio. Deels zijn de lagere uitgaven veroorzaakt doordat bij een aantal projecten de planning die voor de start van het realisatietraject wordt opgesteld te ambitieus is gebleken.